广州机械研究院通过实施ERP获得良好的发展速度

突破管理瓶颈促进产业又好有快发展

         ――黄兴院长关于信息化工作访谈

 

记者：我院为什么要选择上ERP系统？希望通过ERP系统的建设,解决什么问题,达到什么目标?

黄院：推动信息化建设既是对国机集团信息化建设号召的响应,也是我院进行管理创新、突破管理瓶颈的必然选择。我院产业化以来,注重应用技术的研究开发,并将科研成果产业化,10年来经营额增长了10多倍。但是,随着我院的产业规模的发展,传统的管理方法难以适应企业的发展, 必须进行深层次的变革,将现代企业的管理方法和方式进行深入地推广, 以使企业管理迈上一个新的台阶。企业的发展、竞争能力和管理能力的提升都离不开信息的共享和畅通,我们需要打破内部的各种信息壁,对企业的各种信息资源进行各种整合和调配,建立信息化平台,在整个院范围内推行信息化工作。

实施信息化前,我院没有统一的信息系统,院内的生产、营销、库存、人力资源、会计核算等各个子系统相互独立,各部门及子公司均有独立的局域网,无统一的网络硬件系统和信息化软件。由于信息壁垒的存在,造成网络重复投入和信息资源的浪费；由于信息的流通不畅,各种信息难以反馈到财务部门,给财务部门在预算、营销、采购、库存、成本费用等管理和监控上造成困难，产生大量的垃圾信息,财务信息严重失真；决策层难以掌握企业的实际情况,用来作出快速高效的决策。

由于信息化是一个庞大的系统工程,ERP是信息化当中最核心的部分, 其它的信息系统可由ERP为核心进行扩展,计划在一年内解决上述问题, 用 2～3 年通过ERP的实施,实现六个一体化目标：

战略管理一体化：根据我院的发展战略,建立起适应我院的管理组织, 切实有效的提升我院的管理水平，有利于实现我院长短期战略。

管控一体化根：据我院的管理组织,建立起高效的业务流程、健全的制 度体系,保证管理、流程、制度三者有机结合,实现管控一体化。

产销一体化：优化供应链之间的协同,减少人为的操作与干预,实现从 采购到销售闭环的供应体系,及时、准确提高客户订单完成率,提高客户满意度。

财务业务一体化根： 据业务的需求,在业务处理的同时,按事先设好的规划在信息系统中实时产生财务信息,实现财务与业务的完全一致,实时提供企业需要的数据信息,为管理层提供及时准确的数据。实现方式：

绩效控制一体化：进一步细化考核指标,强化绩效管理,绩效指标制定的真实意义不在于考核,而在于如何保证我院在各具体的环节有效执行才能完成最终目标,从而实现公司的总体经营目标与财务目标,这就需要通过信息系统及时发现问题,并对各项指标如何完成提出明确的指引,起到反绩效的作用,实现绩效控制一体化。

管理信息一体化：根据我院的战略发展规划,今后几年是高速发展的几年,这就需要在我院建立可成长的信息平台,随着企业的高速发展,信息平台也相应成长,实现管理信息一体化。实现方式：管理组织、财务管理、分销管理、生产管理、信息系统协调一致。

记者：请简要介绍下我院ERP实施过程、遇到的主要问题及解决方法？

黄院：我院的信息化项目分三期进行,第一、二期主要是ERP,三期扩展到人力资源、办公自动化、PDM 等,其中第一期已于2007年4月26日上线 ,涉及的部门主要有院财经部、密封研究所、宝力特公司、摩根公司。第二期于今年l月2日正式上线运行。

为能使ERP项目顺利进行,在ERP小组共同工作初期我们就建立了相对完整的"ERP 项目小组工作制 度 ",从考勤、例会、考核 等方面进行了约定,为日常工作的正常进行提供了保障。

在上线前,工作计划具体安排到每日、每周更新一次,每周五上午 lO:00举行例会,对本周的工作进行检讨,未完成的工作在周五下午或周六、周日进行补救 ,同时对下周的工作进行布置。

为使工作更加有序,按每位员工的职责及专业的不同,把整个ERP实施团队划分为分销、生产、数据和财务等4个专业组,分别设高专业小组负责人,负责管理本小组的日常工作包括本小组的周总结及周计划的收集整理。

为使每位员工的工作及能力均有所提高,每天安排一位员工进行晨会演说,让每个人都高机会参与锻炼。每周的例会同样让每个专业组轮流安排一位员工代表本专业组进行总结。可以说,凡在ERP项目组工作过的员工,每个人都有不同程度的提高。

在ERP系统实施过程中,遇到的问题主要有以下几个方面：

一是认识不足。部分部门主管认为信息化是推进部门的事,与其没关系。不愿意过问信息化的事。我们通过与相关员工交换意见,并列入考核范围,得到了大家的重视和支持。

二是少数员工存在抵制情绪。部分部门领导及员工认为：目前我有很多事情在做, 没时间帮 " 你 " 做ERP,并认为ERP会阻碍其业务的正常进行。或者认为" 你 " 把ERP做好了," 我 " 到时用即可。我院采取完善流程指引,与考核制度配合使用,通过与部门领导沟通,提高部门领导对ERP 的认识,让其督促操作层面的使用。

三是业务与系统不一致。尽管我院所选的ERP系统是国际著名的 ERP 系统,其功能及可使用性原则上没再太大的问题,但任何一个ERP系统均不可能满足企业所有的需求。因此,在具体实施过程中,需要不断的修改完善系统软件。

    记者：我院信息化工作下一步有什么计划？

黄院：目前，通过ERP一、二期成功上线,已经基本实现了财务业务一体化、产销一体化目标；同时,主导产业高速增长,主营收入保持 44% 的年增长率。信息化工作的实施,为我院实现从科研事业型管理向现代化企业管理的转型和新一轮产业招展奠定了基础。下一 步 , 我院将按信息化规划 ,开展三期的资金管理、预算管理实施,以及OA系统、PDM系统的实施,与国机的财务接口、以及物业管理,检测管理接口、以及在二期未上线的单位进行评估上线等。